Штатная расстановка (штатный список, или штатное замещение) – документ, используемый кадровой службой. В нем отражаются сведения о специалистах предприятия, наличие вакансий, система оплаты. Штатный список не входит в перечень обязательных документов коммерческого или государственного предприятия, в отличие от штатного расписания, но представляет собой удобную структурированную систему, позволяющую кадровику эффективно управлять персоналом.
Правила ведения документа
Штатная расстановка ведется в удобной форме для специалиста кадрового отдела. За основу берется штатное расписание (форма Т-3), к которому добавляют столбцы и строки с важными сведениями. В основной части размещают следующие данные:
- название структурного подразделения;
- код подразделения;
- количество единиц в соответствии со штатным расписанием;
- название профессии по КС (должности);
- ФИО сотрудника;
- квалификационные требования;
- фактическая квалификация;
- оклад (тарифная ставка);
- надбавки (за переработку, вредность, ночные смены и т. д.);
- общая сумма оплаты за месяц (сложение показателей в соответствующих графах).
В штатной расстановке кадровик может отмечать и другие сведения – например, возраст, наличие дополнительной специальности, льготы, текущий статус (работает, учится с отрывом от производства, находится в декретном отпуске). Представители кадровой службы не вправе вносить в документ персональные данные, не имеющие непосредственного отношения к работе и функциональным обязанностям.
Кому помогает в работе штатная расстановка
Штатная расстановка станет полезным документом в крупной компании, где трудится более 100 сотрудников, а также наблюдается текучка кадров. При увольнении одного работника можно оформить совмещение, быстро подобрав походящую кандидатуру из списка. Если таковых нет, кадровик оперативно отправляет запрос в службу занятости, откуда пришлют работника с требуемой специальностью и опытом.
Сведения, содержащиеся в штатной расстановке, часто запрашивают военкоматы, Пенсионный фонд, страховые компании и другие государственные службы, имеющие полномочия на получение такой информации. Кадровику проще найти нужные данные, используя систематизированный документ.
Как вести документ
Штатная расстановка ведется в бумажном или электронном виде, по усмотрению специалиста. Руководитель кадровой службы утверждает форму документа, вносит туда фамилии сотрудников и данные о них, проводит корректировку при изменении штатной структуры, увольнении сотрудника, приме на работу нового работника, переводе на другую должность или совмещении профессий. Отдельные пометки предусмотрены для указания совместителей, студентов, молодых специалистов.
По окончании отчетного периода (квартала или года) начальник отдела кадров составляет внутренний отчет для проведения аналитики. Исходя из данных штатной расстановки, можно проследить динамику движения кадров (прием, увольнение), заработной платы, определить средний возраст сотрудников. Многие из перечисленных данных вносятся в статистические отчеты, которые сдает организация (на постоянной основе или выборочно). Документ распечатывается и хранится вместе со штатным расписанием (срок хранения – 75 лет).
Предприятия малого бизнеса документ утверждают редко, поскольку все необходимые сведения содержатся в штатном расписании и отчетных документах по заработной плате. Нет необходимости утверждать дополнительную форму, когда в компании работает 5–15 человек.
