Доверенность – официальная бумага, подтверждающая факт передачи определенных полномочий от одного лица другому лицу, при этом обе стороны могут иметь статус физического или юридического лица. При организации деятельности коммерческих предприятий ответственность каждого сотрудника (в том числе право подписи определенных документов) закрепляется в должностной инструкции.
На практике часто случается, когда необходимо расширить полномочия сотрудника в связи с возникновением нештатной ситуации либо расширением бизнеса. Чем больше документооборот, тем чаще возникает потребность оформления доверенности для подписания бухгалтерских документов.
Виды бухгалтерских документов
Бухгалтерские документы – это законодательно утвержденные формы, в которых отражаются финансово-хозяйственные операции (первичные или обобщенные), бланки налоговой, статистической, бухгалтерской отчетности, акты сверки, передачи имущества. Подпись главного бухгалтера проставляется на всех финансовых документах, за исключением аналитических сводок и промежуточных отчетов, используемых в рамках внутреннего самоконтроля.
Главный бухгалтер ставит подпись на выписываемых от имени предприятия счетах-фактурах, накладных, зарплатных и инвентаризационных ведомостях, банковских чеках, отчетной документации. Все перечисленные виды официальных бумаг могут быть подписаны другим лицом при передаче им соответствующих полномочий путем оформления доверенности.
Виды доверенностей
Доверенность на бухгалтерские документы выдается в разных форматах:
- Срочная, или разовая. Доверенность выписывается для проведения одной сделки, сдачи отчета, получения денег в банке, других случаях. После выполнения поручения документ теряет силу. В бланке указывается срок действия доверенности.
- Специальная. Доверенность составляется для многократного выполнения одного поручения, например, для сдачи квартальной и годовой отчетности в ИФНС, фонда, Росстат.
- Генеральная. Данный документ наделяет доверенное лицо широкими полномочиями в рамках представления интересов компании.
Важно знать, что ответственность за исполнение обязательств, обозначенных в доверенности, несет компания, от лица которой был выписан документ, а не подписант. Доверенное лицо отвечает за свои действия лишь в рамках должностных обязанностей, но в случае обнаружении умышленного правонарушения подписант будет нести административную и (или) уголовную ответственность.
Доверенность на право подписания финансовых документов оформляется внутренним распоряжением, либо заверяется у нотариуса. Текст печатается на компьютере (или записывается от руки) на фирменном бланке предприятия с обязательным указанием следующих сведений:
- место выдачи;
- дата;
- название бухгалтерского документа (например, счет-фактура);
- паспортные данные подписантов;
- должность доверенного лица (если сотрудник организации);
- право подписи (первое или второе);
- содержание полномочий.
Право первой подписи директор (руководитель) вправе передавать любым третьим лицам, кроме главного бухгалтера, имеющего право второй подписи. На документе ставятся печать организации и подпись руководителя.
Кто может выступать доверенным лицом
Перечень лиц, которым доверяется подписание бухгалтерских документов, указывается в Положении об учетной политике предприятия, либо в отдельном распорядительном приказе, изданным руководителем. Доверенным лицом может стать организация, предприниматель, частное лицо.
В документе должна быть заполнена строка, определяющая возможность передачи исполнительных функций – «с правом передоверия» или «без права передоверия». В первом случае доверенное лицо имеет право поручать выполнение действий другим лицам, во втором – не имеет.
Доверенность тщательно проверяется третьими лицами и представителями ФНС в период проведения проверки. При наличии ошибок в составлении, а также исправлений и недостоверных сведений документ признается недействительным.
