Современные технологии работают на бизнес, позволяя существенно упростить рабочие, производственные процессы и оптимизировать расходы. Внедрение их в хозяйственную деятельность называется автоматизацией, а она на сегодняшний день является настолько разноплановой, что применима совершенно в любой сфере. В том, как лучше автоматизировать малый и средний бизнес, разберемся далее.
Особенности автоматизации
Автоматизация представляет собой использование технологических и цифровых решений для сокращения затрат времени, средств и трудовых ресурсов на повторяющихся действиях, рутинных процессах, обработке данных. Причем речь может идти как об основном бизнес-процессе (непосредственно производстве, обслуживании клиентов или ведении продаж), так и о вспомогательных, как то юридическое и бухгалтерское сопровождение, управление, организация работы персонала и т. п.
В этом плане автоматизация выполняет сразу две функции:
- увеличивает прибыльность деятельности за счет повышения оборота или снижения расходов;
- позволяет сэкономить ресурсы и сконцентрировать их на главных направлениях бизнеса.
Кроме того, автоматизированные процессы помогают дополнительному привлечению клиентов. Например, возможность просмотреть электронный каталог, записаться или сделать заказ онлайн станет заметным преимуществом перед другими компаниями.
Что можно автоматизировать?
Первое, что автоматизируется в компаниях – это непосредственно производственный процесс. Вместо ручного труда используются станки, конвейеры и другое программируемое оборудование. При небольших объемах производства автоматизированные линии не всегда являются доступным по цене вложением, тогда в качестве автоматизации может выступать сотрудничество с более крупными производителями, выполняющими данную операцию на потоковой основе (фасовку, печать, лазерную резку и др.).
Более доступной, но не менее необходимой для малого и среднего бизнеса, станет автоматизация коммуникаций, продаж, управленческих решений, работы с информацией, организации труда. Внедрение процессного подхода (когда часто повторяющиеся действия формируются в пошаговые процедуры) и аутсорсинг (передача непрофильных функций, типа ведения бухгалтерской отчетности, кадрового учета, юридического сопровождения сторонней компании) также, по сути, являются автоматизацией.
Основные инструменты автоматизации
Современная автоматизация бизнеса предполагает использование следующих инструментов:
- электронный документооборот;
- облачные сервисы для организации совместной работы сотрудников (Asana, Trello, GoogleDocs, Office 365);
- онлайн-сервисы, сайты, лэндинги, интернет-магазины, рассылка сообщений и уведомлений (Tilda, Tiu, Wix, InSales);
- CRM – система управления клиентскими отношениями, когда вся информация про клиентов и их заказы систематизируется в единой базе;
- приложения для мобильных устройств как внутри самого бизнеса (онлайн-банк, облачное хранилище, контроль работы), так и для работы с клиентами;
- программы для управленческого учета (на базе 1С, комплексные ERP-системы) или решения отдельных задач (магазина, складского учета и т. п.).
Затраты на такие инструменты, как правило, не слишком высоки или даже вообще отсутствуют. Сервисы по типу GoogleDocs бесплатны, MailChimp устанавливает допустимый лимит для рассылки бесплатных писем, а Bitrix 24 – пользователей. Самое дорогое здесь – внедрение автоматизированных производственных линий и программного обеспечения SAP, но для них возможно подобрать более бюджетные альтернативы, удовлетворяющие потребностям малого и среднего бизнеса.