Гарантийное письмо представляет собой элемент деловой документации. Его назначение – зафиксировать обещание выполнить определенные обязательства относительно получателя в конкретный срок и в определенном объеме.
Суть и виды документа
По факту гарантийное письмо похоже на договор. Однако если последний содержит две стороны – оферту и акцепт, то гарантийное письмо может выступать только в качестве одной. Какой именно – зависит от написавшего лица и содержания. Если гарантийное письмо содержит коммерческое предложение, оно является офертой. Если намерение принять сотрудничество – акцептом.
Чаще всего в гарантийном письме содержится именно оферта – обязательство исполнить определенные обещания, оказать работы или услуги. В деловой сфере встречается множество видов подобных документов. Условно их можно разделить на письма:
- о погашении задолженности или оплате товара;
- с гарантией выполнения работ;
- от потенциального арендодателя на предоставление помещения юридической компании;
- о поставке товара в определенный срок в обозначенном объеме;
- о трудоустройстве.
Если понятие договора и обязательства выполнения его пунктов четко отражены в законодательстве РФ, сказать то же самое о гарантийных письмах нельзя. Ранее даже в суде гарантийное письмо не рассматривалось в качестве доказательства принятия обязательств адресантом. Сейчас ситуация изменилась, и по юридической силе гарантийное письмо может приравниваться к договору в том случае, если оно составлено правильно и его содержание можно трактовать однозначно.
Правила составления
Строгой формы документ не имеет, однако существуют общие требования к содержанию гарантийных писем. Не допускаются:
- сокращения;
- использование просторечий;
- эмоционально окрашенная лексика;
- исправления;
- ошибки.
Содержание должно быть лаконичным и понятным, а используемые формулировки – четкими и конкретными.
Оформление и список необходимых реквизитов различаются в зависимости от вида составителя документа.
Письма от юридических лиц
В письме обязательно отображается исчерпывающая информация об отправителе:
- название компании;
- организационная форма;
- юридический адрес;
- контактный телефон.
Подобные сведения обычно указываются на первой странице. Здесь же прописывается исходящий регистрационный номер документа, а также непосредственная дата его присвоения.
Если письмо касается исполнения определенных финансовых обязательств, обязательно нужно отобразить номер банковского счета компании, от лица которой оно написано. Следует также проследить, чтобы в тексте присутствовали иные необходимые реквизиты, в первую очередь информация об адресанте.
Существуют определенные правила оформления гарантийных писем от лица организаций:
- Важно использовать фирменный бланк организации.
- Документ должен быть подписан должностным лицом, имеющим право выступать от имени компании. Чаще всего – руководителем или его представителем, действующим на основании доверенности. В последнем случае обязательно отображается номер документа, уполномочивающего представителя на принятие решений подобного уровня.
Если в письме несколько листов, их необходимо скрепить и заверить печатью организации, а также подписью директора. Когда имеют место финансовые обязательства, дополнительно проставляется подпись главного бухгалтера компании.
Письма от ИП и физлиц
Предприниматели могут оформлять гарантийные письма на простой бумаге, а не на фирменных бланках, как и физические лица. Но реквизиты указываются обязательно. Для ИП это:
- наименование;
- адрес регистрации;
- ОГРН;
- банковский счет – при необходимости.
Граждане, составляющие документ, обязательно обозначают в нем:
- ФИО;
- паспортные данные;
- адрес по прописке.
В остальном следует придерживаться общих правил заполнения гарантийных писем.
